Внутрішні положення та посадові інструкції: чи потрібні і навіщо?
Коли в компанії стає достатньо працівників, щоб уже плутатися в тому, хто за що відповідає й хто які має повноваження, — саме час запроваджувати посадові інструкції та внутрішні положення. А у компаніях зі значним штатом це вже не побажання, а необхідність.
Це два різні документи, які вирішують різні завдання. Розберемо кожен.
Що таке посадова інструкція
Посадова інструкція — це документ, який визначає обов'язки, права, відповідальність та кваліфікаційні вимоги до працівника на конкретній посаді. Кожній посаді відповідає своя інструкція.
Обсяг обов'язків і рівень відповідальності залежать від рівня посади: чим вона вища, тим ширше коло обов'язків і тим більша відповідальність. При цьому працівник, у підпорядкуванні якого є інші люди, зазвичай виконує не основний обсяг технічної роботи, а її частину — а понад те контролює, делегує, розподіляє навантаження між підлеглими й вчасно реагує на недоліки.
Навіщо потрібна посадова інструкція
Правильно складена посадова інструкція дає компанії кілька важливих переваг:
чітко регламентує обов'язки працівника, завдяки чому навантаження між людьми розподіляється пропорційно й обґрунтовано;
не допускає дублювання — коли один працівник виконує повноваження іншого, що породжує хаос і конфлікти;
створює цілісну систему. Послідовно складені інструкції по всій компанії доповнюють одна одну й утворюють своєрідний ланцюг, у якому кожна ланка працює на загальний результат.
Посадова інструкція затверджується керівником компанії.
Чим положення відрізняється від інструкції
Якщо посадова інструкція стосується конкретного працівника, то положення розробляється не для окремих людей, а для структурного підрозділу в цілому.
Положення визначає статус підрозділу, його завдання, функції, права та обов'язки, а також порядок його взаємодії з іншими підрозділами. Зазвичай його розробляє керівник відповідного підрозділу, а затверджує вищий керівник.
Що має містити положення
Повноцінне положення про структурний підрозділ зазвичай охоплює:
статус і підпорядкованість підрозділу;
його структуру та порядок призначення персоналу й керівника;
повноваження та функції;
обов'язки та межі відповідальності персоналу й керівника;
режим праці;
регламент взаємодії з іншими підрозділами та правила обміну інформацією з ними.
Підсумок
Посадові інструкції та положення — це не бюрократія заради бюрократії, а інструмент порядку. Інструкція впорядковує роботу окремого працівника, положення — цілого підрозділу, а разом вони роблять роботу компанії передбачуваною, справедливо розподіляють навантаження й прибирають плутанину з повноваженнями. Що більша компанія, то відчутніша від них користь.
Плануєте впорядкувати роботу компанії через посадові інструкції та положення? Залиште заявку на сторінці — розробимо документи під структуру саме вашого бізнесу.